Faktur pajak adalah dokumen penting dalam aktivitas bisnis, khususnya bagi distributor yang berperan sebagai penghubung utama antara produsen dan konsumen. Kewajiban untuk membuat, menyimpan, dan melaporkan faktur pajak secara benar merupakan bagian dari kepatuhan perpajakan yang tidak bisa diabaikan. Salah langkah sedikit saja, risikonya bisa berujung sanksi atau koreksi pajak dari DJP.
ini membahas strategi efektif bagi distributor untuk mengelola faktur pajak sesuai ketentuan Direktorat Jenderal Pajak (DJP), agar bisnis tetap aman secara hukum dan efisien dalam administrasi.
1. Kenali Kewajiban Penerbitan Faktur Pajak oleh Distributor
Distributor yang dikategorikan sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP) wajib menerbitkan faktur pajak atas setiap penyerahan Barang Kena Pajak (BKP). Faktur pajak harus dibuat paling lambat saat:
- Penyerahan barang,
- Penerimaan pembayaran,
- Saat diterbitkan tagihan,
- Atau saat termin (untuk kontrak tertentu).
Catatan penting: Jika distributor tidak menerbitkan faktur sesuai waktu yang ditentukan, maka akan dikenakan sanksi administrasi sesuai Pasal 14 UU KUP.
2. Gunakan Kode Faktur Pajak dengan Benar
Kode transaksi dalam faktur pajak menunjukkan jenis transaksi yang dilakukan. Distributor wajib memahami penggunaan kode faktur yang tepat, contohnya:
Kode Jenis Transaksi 01 Penyerahan kepada pihak lain dalam negeri 02 Penyerahan kepada Pemungut PPN tertentu 03 Penyerahan yang menggunakan DPP nilai lain
Salah menggunakan kode transaksi bisa dianggap sebagai kesalahan formal dan berdampak pada validitas faktur.
3. Optimalkan Penggunaan e-Faktur
DJP mewajibkan penggunaan aplikasi e-Faktur bagi PKP. Untuk distributor, pengelolaan e-Faktur harus dilakukan secara rapi dan terintegrasi, terutama untuk:
- Input dan unggah faktur ke server DJP tepat waktu.
- Penggunaan fitur prepopulated untuk efisiensi input data lawan transaksi.
- Penyimpanan arsip e-Faktur, minimal 10 tahun sesuai ketentuan.
Tips: Buat sistem folder digital berdasarkan tanggal dan NPWP pelanggan agar pencarian cepat saat audit.
4. Hindari Kesalahan Umum dalam Pengelolaan Faktur
Berikut kesalahan yang sering terjadi pada distributor:
- Faktur tidak diunggah ke DJP dalam 1 bulan.
- NPWP lawan transaksi salah input.
- Tanggal transaksi dan tanggal faktur tidak konsisten.
- Gagal menyertakan dokumen pendukung (invoice, surat jalan, dll).
Solusi: Buat SOP (Standard Operating Procedure) internal untuk verifikasi sebelum faktur diterbitkan dan unggah.
5. Integrasi dengan Sistem Keuangan Perusahaan
Distributor yang sudah memiliki sistem akuntansi atau ERP (seperti Accurate, Jurnal, SAP, dll) disarankan untuk mengintegrasikan e-Faktur dengan sistem tersebut. Hal ini akan meminimalkan duplikasi data dan mempercepat proses rekonsiliasi PPN masukan dan keluaran.
Mengapa Strategi Ini Penting bagi Distributor?
- Mengurangi risiko sanksi administrasi atau koreksi pajak dari DJP.
- Meningkatkan kredibilitas usaha di mata pelanggan dan mitra.
- Memudahkan proses pelaporan SPT Masa PPN secara tepat waktu dan akurat.
- Mempersiapkan bisnis dalam menghadapi audit pajak.
Penutup: Pastikan Distributor Anda Taat dan Tertib Pajak
Pengelolaan faktur pajak bukan sekadar administrasi, tapi bagian penting dari tata kelola bisnis yang sehat dan berkelanjutan. Distributor yang tertib pajak akan lebih siap bersaing dan terhindar dari risiko hukum perpajakan.
sumber: https://www.smrkonsultan.com/pengelolaan-faktur-pajak-untuk-distributor/
Baca juga : Mau Kerja di Luar Negeri? Ini Ketentuan Perpajakan yang Harus Diketahui
